1. Maak rollen en verantwoordelijkheden expliciet

• Heldere afspraken: Definieer aan het begin van het SPP-traject de rollen en verantwoordelijkheden van HR, management en andere stakeholders. Beschrijf wat de projectleider, inhoudelijk expert en facilitator precies doen en waar hun verantwoordelijkheden eindigen.
• Stakeholdersanalyse: Identificeer betrokken partijen en hun rollen in het project. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

2. Creëer eigenaarschap bij het management

• Verantwoordelijkheid bij de lijn: HR heeft een begeleidende en ondersteunende rol in het proces, maar het management is verantwoordelijk voor de resultaten en de uitvoering van de acties. Laat hen het eigenaarschap nemen voor hun teams.
• Presentatie van resultaten: Laat managers zelf de resultaten van hun teams presenteren aan de rest van de organisatie. Dit versterkt hun betrokkenheid en eigenaarschap en voorkomt dat HR als eindverantwoordelijke gezien wordt.

3. Gebruik een ‘externe’ rol om objectief te sturen

• Onafhankelijke projectbegeleider: Overweeg om een externe opdrachtgever  aan te wijzen die objectief kan toezien op de voortgang en rolverdeling. In deze context bedoelen we met extern een persoon die inhoudelijk niet verbonden is aan dit project zoals een HR manager. Dit helpt om de dynamiek in het project te monitoren en bij te sturen waar nodig.

4. Voorkom dat HR alles overneemt

• Bewust omgaan met betrokkenheid: Als HR-professional wil je helpen en ondersteunen, maar pas op dat je niet alle taken en verantwoordelijkheden overneemt. Laat managers bijvoorbeeld zelf verantwoordelijk zijn voor opvolging van acties binnen hun teams.
• Praktische grenzen stellen: Wees bewust van kleine acties die de perceptie van eigenaarschap kunnen verschuiven, zoals het meenemen van notities voor een volgende sessie. Laat deze verantwoordelijkheden bij het management, zodat zij de urgentie en betrokkenheid voelen.

5. Werk in duo’s bij complexe SPP-trajecten

• Samenwerken in sessies: Complexe SPP-trajecten vragen veel van een HR-professional. Werk daarom met een duo, waarbij één persoon de sessie faciliteert en de ander kritische vragen stelt en observeert. Dit verbetert de kwaliteit van de sessie en zorgt voor betere opvolging.
• Efficiënte tijdsinvestering: Het begeleiden van SPP-sessies kost veel tijd en vraagt om een duidelijke agenda. Plan deze sessies goed in, zodat ze niet ‘erbij’ gedaan worden maar als prioriteit behandeld worden. Het helpt hierbij ook om duidelijk kenbaar te maken wat voorbereiding en ook de uitwerking van een sessie vragen van de betrokkenen, zo kunnen zij er ook rekening mee houden in de planning. 

6. Houd focus op de lange termijn

• SPP als doorlopend proces: SPP vraagt om een cyclische aanpak waarin resultaten regelmatig worden geëvalueerd en bijgestuurd. HR moet management ondersteunen om dit proces consistent te maken en te voorkomen dat SPP in de vergetelheid raakt.
• Prioriteiten stellen: Laat management keuzes maken over welke acties prioriteit hebben binnen SPP. Dit voorkomt dat het proces te ambitieus wordt en zorgt voor haalbare doelen.

7. Creëer een cultuur van verantwoordelijkheid

• Open communicatie: Moedig open gesprekken aan over verwachtingen en verantwoordelijkheden. Laat management kritisch reflecteren op hun rol en het eigenaarschap dat van hen verwacht wordt.
• Support vanuit HR: HR kan het management ondersteunen door hen feedback te geven op hun rol binnen SPP en hen te helpen om het eigenaarschap verder te ontwikkelen.

Een succesvolle strategische personeelsplanning begint met duidelijke rolverdelingen en een cultuur waarin management eigenaarschap neemt. HR heeft hierin een ondersteunende rol, maar het is cruciaal dat het eigenaarschap van het proces bij het management blijft. Met deze tips kunnen HR-professionals effectief bijdragen aan een toekomstbestendige personeelsstrategie, zonder hun rol als adviseur te verliezen.

Reijn als partner binnen SPP

Reijn gelooft dat organisaties het meest succesvol zijn wanneer ze zelf de regie houden over hun strategische personeelsplanning. Daarom ondersteunen we HR-professionals en het management met de juiste kennis, tools en coaching, zodat zij het SPP-proces zelfstandig kunnen inrichten, uitvoeren en verbeteren. Onze begeleiding is erop gericht om organisaties in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat ze vol vertrouwen eigenaarschap nemen over het volledige traject. 

Lees meer over de mogelijkheden en expertise van Reijn op het gebied van Strategi­sche Personeels­plan­ning of neem contact met ons op.