Verzuim vraagt om twee brillen

Het zijn cijfers die direct urgentie oproepen. Toch vertellen ze maar een deel van het verhaal. Want achter hoog verzuim schuilt zelden één oorzaak. Het gaat niet alleen over ziekte. Het gaat ook over werkdruk, leiderschap, cultuur, capaciteit, betrokkenheid en financiële keuzes. Precies daarom is het waardevol om met twee brillen naar dezelfde praktijkcase te kijken: de HRM-bril en de finance-bril.

In een inspiratiesessie lieten Wendy Springvloet, directeur van Reijn en Daniel Rijnbeek, senior Consultant Zorg & Verzuim bij Howden, zien hoe verschillend die perspectieven kunnen zijn. Maar vooral: hoe hard ze elkaar nodig hebben.

De praktijkcase: kinderopvang onder druk

De casus draait om een grote kinderopvangorganisatie. De organisatie heeft betrokken medewerkers, een duidelijke maatschappelijke opdracht en veel mensen die met plezier werken. Toch loopt het verzuim op tot 13%. Dat betekent concreet dat er dagelijks ongeveer 65 medewerkers niet inzetbaar zijn.

Vanuit finance is dat direct zichtbaar in de cijfers. Bij een loonsom van 20 miljoen euro betekent 13% verzuim grofweg 2,6 miljoen euro aan verlies, als je naast loonschade ook productiviteitsverlies meeneemt. Vanuit HRM is vooral zichtbaar wat dit doet met teams. Collega’s vangen gaten op. Nieuwe medewerkers worden sneller ingewerkt dan wenselijk is. Leidinggevenden hebben te weinig tijd voor echte aandacht. En medewerkers die wél aanwezig zijn, raken overbelast.

Dat maakt deze case interessant. Want beide invalshoeken kijken naar hetzelfde probleem, maar zien iets anders. Finance ziet kosten, risico’s en continuïteit. HRM ziet gedrag, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid. Pas als je die perspectieven bij elkaar brengt, ontstaat een volledig beeld.

De finance-bril: maak verzuim zichtbaar in geld en tijd

Daniel Rijnbeek benadert verzuim vanuit een financiële invalshoek. Zijn kernboodschap is helder: verzuim is niet alleen een menselijk vraagstuk, maar ook een bedrijfseconomisch risico.

Hij maakt daarbij een vergelijking met verzekeren. Veel organisaties kijken pas naar hun polis als het huis al in brand staat. Maar voorkomen is beter dan genezen. In duurzame inzetbaarheid werkt dat hetzelfde. Je moet niet pas handelen als iemand langdurig uitvalt. Je moet eerder signaleren, eerder investeren en vooraf nadenken over de risico’s.

Een belangrijk inzicht uit zijn benadering is dat verzuimpercentages vaak te abstract blijven. 13% klinkt ernstig, maar blijft toch een getal. Zeg je dat er dagelijks 65 mensen ontbreken, dan wordt het concreet. Hang je daar vervolgens een financieel bedrag aan, dan ontstaat urgentie bij directie en finance.

Daniel kijkt ook naar de capaciteit die nodig is om verzuim goed te begeleiden. Volgens de in de sessie gebruikte rekenlijn kost vijf dagen verzuim gemiddeld 4,5 uur aan begeleiding, afstemming en organisatie. Bij 65 zieken per dag loopt dat op tot honderden uren per week. Omgerekend vraagt dat meerdere fte’s aan begeleiding. In de casus bleek dat de organisatie veel minder capaciteit beschikbaar had dan nodig was om verzuimdossiers goed op te pakken.

De conclusie vanuit finance is dan ook niet: geef zo min mogelijk geld uit. De conclusie is: reken door wat niets doen kost. Soms bespaar je pas geld als je eerst investeert. Bijvoorbeeld in extra casemanagement, betere begeleiding of meer aandacht voor leidinggevenden.

De HRM-bril: verzuim is een signaal, geen losstaand probleem

Wendy Springvloet kijkt vanuit HRM breder naar de case. Voor haar is verzuim geen geïsoleerd dossier. Het is een signaal dat er iets speelt in de organisatie.

In de kinderopvangorganisatie was sprake van hoge betrokkenheid. Dat klinkt positief, maar kan ook een risico worden. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor de kinderen, voor collega’s en voor de continuïteit van de locatie. Daardoor zeggen ze sneller ja tegen extra werk. Ze lopen langer door. Ze vangen gaten op. Tot ze zelf uitvallen.

Ook de span of control speelde een grote rol. Eén leidinggevende stuurde soms veertig tot zestig medewerkers aan, verspreid over meerdere locaties. Dan wordt echte aandacht bijna onmogelijk. Je kunt niet goed weten wat iemand nodig heeft als je nauwelijks ruimte hebt voor het gesprek. Je ziet signalen later. Je reageert vooral als het probleem er al is.

Vanuit HRM gaat het daarom niet alleen over de vraag of de Wet verbetering poortwachter goed wordt gevolgd. Natuurlijk moet de basis kloppen. Maar het echte vraagstuk ligt dieper. Zijn rollen en verantwoordelijkheden helder? Hebben leidinggevenden voldoende tijd en vaardigheden? Is er ruimte voor maatwerk? Sluit de bezetting aan op de werkelijkheid? En weet de organisatie welke competenties de komende jaren nodig zijn?

Daarmee raakt de case aan strategische personeelsplanning. Als het verloop hoog is en nieuwe medewerkers snel weer vertrekken, heeft dat invloed op verzuim. Een zwakke onboarding, te weinig begeleiding en onzekerheid op de werkvloer versterken elkaar. Wie verzuim wil verlagen, moet dus ook kijken naar instroom, behoud, leiderschap en teamontwikkeling.

Roze verzuim: de verborgen schade

Een van de sterkste inzichten uit de sessie is het begrip roze verzuim. Dat gaat over productiviteitsverlies dat niet direct als ziekteverzuim wordt geregistreerd, maar wel degelijk impact heeft.

Denk aan collega’s die minder productief zijn omdat ze continu nieuwe mensen moeten inwerken. Aan irritatie omdat roosters steeds veranderen. Aan extra controle omdat teams elkaar niet volledig kunnen vertrouwen. Aan medewerkers die aanwezig zijn, maar door werkdruk, frustratie of gebrek aan perspectief minder betrokken raken.

In de casus werd duidelijk dat 1,3 miljoen euro aan directe verzuimkosten kon leiden tot nog eens 1,3 miljoen euro aan productiviteitsverlies. Daarmee verdubbelt de werkelijke impact. Voor HRM is roze verzuim herkenbaar in gedrag en cultuur. Voor finance wordt het relevant zodra je het vertaalt naar verlies aan productiviteit, kwaliteit en continuïteit.

Juist hier raken de twee brillen elkaar. Wat HRM dagelijks voelt op de werkvloer, kan finance zichtbaar maken in cijfers. En wat finance ziet in kosten, kan HRM verklaren vanuit menselijk gedrag.

Anders investeren vraagt om dezelfde taal

De oplossing in deze case zat niet in één maatregel. Er werd gekeken naar data, dossiers, begeleiding, leiderschap en capaciteit. Ook werd duidelijk dat sommige dossiers al lang vastliepen. Door gerichter te investeren in casemanagement en verzuimbegeleiding ontstond ruimte om achterstallige dossiers op te pakken en beter te sturen.

Het resultaat: het verzuim daalde binnen een half jaar van 13% naar 9%. Daarmee kwam de organisatie onder de kritische grens voor de fusie.

De belangrijkste les is niet dat elke organisatie hetzelfde moet doen. De les is dat HRM en finance elkaar moeten opzoeken voordat het probleem escaleert. Dat vraagt om een andere manier van samenwerken. HRM hoeft niet alleen vanuit zorg en aandacht te redeneren. Finance hoeft niet alleen op kosten te sturen. HRM brengt de verhalen achter de cijfers. Finance maakt de cijfers achter die verhalen zichtbaar. De vraag is juist: welke investering levert menselijk én financieel het meeste op?

Kijk verder dan het verzuimpercentage

Hoog verzuim vraagt om actie. Maar wie alleen stuurt op het percentage, mist de onderliggende oorzaken. Een percentage vertelt niet of medewerkers zich gehoord voelen. Het laat niet zien of leidinggevenden overvraagd zijn. Het maakt niet duidelijk of onboarding tekortschiet, of dat medewerkers te weinig regelruimte ervaren.

Daarom begint duurzame inzetbaarheid met betere vragen. Wat gebeurt er in teams voordat iemand uitvalt? Welke patronen zie je in meldingsfrequentie, verloop en middellang verzuim? Hoeveel tijd is er echt beschikbaar voor begeleiding? En welke keuzes maken we als organisatie als mensen structureel overbelast raken?

De praktijkcase laat zien dat werkgeluk en financiële gezondheid geen tegenpolen zijn. Ze versterken elkaar. Medewerkers die zich gezien voelen, die goed begeleid worden en die kunnen werken in een gezonde bezetting, vallen minder snel uit. Organisaties die daarin investeren, beschermen niet alleen hun mensen, maar ook hun continuïteit.

Of zoals de kern van de sessie mooi samenvat: samen kom je verder. Zeker als HRM en finance bereid zijn om elkaars taal te leren spreken.

Grip krijgen op verzuim binnen jouw organisatie?

Wil je verzuim niet alleen verlagen, maar ook beter begrijpen wat erachter zit? De HRM-professionals van Reijn denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw organisatie. Van verzuimbegeleiding en casemanagement tot leiderschap, duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning.

Onze meesters in HRM ondersteunen op interim- of projectbasis, met projectondersteuning of advies op afroep. Zo krijg je de juiste kennis, aandacht en ervaring op het moment dat jouw organisatie die nodig heeft.

Lees meer over de mogelijkheden en expertise van Reijn op het gebied van verzuim of neem contact met ons op.

Dit artikel is geschreven op basis van de inspiratiesessie van Wendy Springvloet, directeur bij Reijn, en Daniel Rijnbeek van Howden.