Meer grip op je formatie? Start vandaag met strategische personeelsplanning

SPP is geen eenmalig project, maar een cyclisch HR-proces dat vraagt om eigenaarschap, samenwerking en inzicht. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de aanpak van Reijn. Een aanpak die niet alleen overzicht geeft, maar ook concreet maakt hoe je SPP implementeert en verankert in jouw organisatie.

SPP en SPO: twee kanten van dezelfde medaille

Waar SPP zich richt op het voorspellen van de toekomstige personeelsbehoefte, kijkt strategische personeelsontwikkeling (SPO) naar het ontwikkelen van mensen om klaar te zijn voor die toekomst. De kracht zit in de combinatie: plannen wat je nodig hebt én investeren in het potentieel dat je al hebt. Reijn begeleidt organisaties in beide sporen, altijd afgestemd op de eigen context en ambities.

Meer lezen? Bekijk het artikel: SPP: De basis voor een toekomstbestendige organisatie 

De 8 stappen van SPP volgens Reijn

Stap 1: Voorbereiding

Een gedegen voorbereiding zorgt voor urgentiebesef, draagvlak en betrokkenheid bij stakeholders. In deze fase beantwoorden we vragen als:

• Waarom willen we aan de slag met SPP?
• Wat moet het ons opleveren?

Het resultaat is een concreet en gedragen plan van aanpak. Deze fase is cruciaal voor een goede start.

Stap 2: Koers bepalen

Wat zijn de strategische ambities van jouw organisatie? Welke externe en interne ontwikkelingen komen eraan? In deze stap verbinden we de organisatiestrategie aan het HR-beleid. Zo ontstaat een gezamenlijk kompas voor alle vervolgstappen.

Stap 3: Kaders stellen

Om SPP realistisch te kunnen uitvoeren, stellen we samen met stakeholders de randvoorwaarden vast. Denk aan financiële kaders, beleidslijnen of capaciteit. Deze bieden richting en zorgen voor haalbaarheid innen het personeelsplanningstraject.

Stap 4: Teamanalyse

Wat is de huidige bezetting (IST)? Wat is nodig over 1 of 3 jaar (SOLL)? Via scenarioplanning krijg je zicht op:

• wie je hebt,
• wie je nodig hebt,
• en waar knelpunten of kansen liggen.

Deze stap is de kern van strategische personeelsplanning. Reijn ondersteunt hierbij met HR-data-analyse, tools, dashboards en begeleiding.

>> Meer weten? Lees: Van data naar meetbare doelen

Stap 5: GAP-analyse

Op basis van de IST- en SOLL-analyse breng je verschillen in beeld. Deze kwalitatieve en kwantitatieve personeelsanalyse vormt het fundament voor je strategische keuzes. Denk aan formatieruimte, scholingsbehoefte of instroombeleid.

Stap 6 & 7: Actie- en organisatieplan

Je vertaalt de uitkomsten naar concrete acties en een organisatiebreed plan. Denk aan:

• ontwikkelingstrajecten,
• strategische inzet van tijdelijke krachten,
• aangepaste werving,
• of functiemixbeleid.

Door de acties op te nemen in de jaarplanning, veranker je SPP in de organisatie.

Bekijk ook het stappenplan voor onderwijsorganisaties

Stap 8: Evaluatie en bijsturing

Omdat strategische personeelsplanning een terugkerend HR-proces is, zijn reflectie en bijstelling essentieel. Wat werkte wel? Wat niet? Wat vraagt aandacht in de volgende cyclus? Reijn ondersteunt bij het inrichten van deze terugkoppeling, zodat leren en verbeteren structureel worden.

Waarom deze aanpak werkt

Strategische personeelsplanning vraagt om maatwerk en contextueel begrip. De praktijk leert dat elke organisatie een ander vertrekpunt heeft, en andere vragen stelt. Juist daarom is een gestructureerde, maar flexibele aanpak zo waardevol.

Op basis van onze ervaringen binnen sectoren als onderwijs, zorg, overheid en cultuur, weten we welke inzichten, processen en ondersteuningsvormen het verschil maken. Denk aan:

• Het vertalen van strategische doelstellingen naar personele impact
• Het stimuleren van eigenaarschap en betrokkenheid in alle lagen van de organisatie
• Het slim combineren van data, scenario’s en menselijk perspectief
• En het verbinden van SPP aan bredere HR-thema’s zoals duurzame inzetbaarheid en werkgeluk

Wij delen deze kennis graag, zodat organisaties met vertrouwen en realisme aan hun personeelsplanning kunnen bouwen. 

Reijn als partner voor SPP

Reijn gelooft dat organisaties het meest succesvol zijn wanneer ze zelf de regie houden over hun strategische personeelsplanning. Daarom ondersteunen we HR-professionals en het management met de juiste kennis, tools en coaching, zodat zij het SPP-proces zelfstandig kunnen inrichten, uitvoeren en verbeteren. Onze begeleiding is erop gericht om organisaties in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat ze vol vertrouwen eigenaarschap nemen over het volledige traject.  

Lees meer over de mogelijkheden en expertise van Reijn op het gebied van Strategische Personeelsplanning of neem contact met ons op.