“Ze hielden de winkel open terwijl er werd verbouwd”

Binnen de afdeling HR en de academie ontstond behoefte aan tijdelijke ondersteuning. Door wisselingen in de bezetting en ontwikkelingen binnen de academie was extra inzet nodig. Via Reijn kwamen Vivian Maas en Lisette van den Berck bij Meditta terecht.

Wat begon als tijdelijke ondersteuning, groeide uit tot een brede bijdrage aan de academie, recruitment en verschillende verbeteringen in processen. Terwijl het dagelijkse werk doorging, hielpen Vivian en Lisette mee aan een betere inrichting van rollen, werkwijzen en verantwoordelijkheden. “Het was op de winkel passen terwijl je tegelijkertijd aan het verbouwen bent”, vertelt Amel Fedaoui, coördinator HR en Academie bij Meditta.

Snel meebewegen in een nieuwe omgeving

Vivian startte in eerste instantie als HR-adviseur, maar werd al snel ingezet op de academie. Daar lag een duidelijke opdracht: zorgen dat het werk doorging én onderzoeken wat nodig was om de afdeling beter te laten functioneren. Vivian had vooraf geen ervaring binnen opleidingen. Dat was bekend en ook geen probleem. Juist haar zelfstandigheid, frisse blik en vermogen om zich zaken snel eigen te maken, hielpen om tempo te maken. Samen met Meditta vond ze haar weg in de academie en werkte ze aan verbeteringen die stap voor stap zichtbaar werden.

Van losse vragen naar duidelijke werkwijzen

Op de academie werkte Vivian mee aan het afdelingsplan. Ze dacht mee over de rollen binnen het team, beschreef processen en werkte mee aan werkinstructies. Ook hielp ze scherper te krijgen waaraan een scholingsaanvraag moest voldoen.

Door rollen, verantwoordelijkheden en stappen beter te beschrijven, ontstond meer grip op het werk. Er kwamen nieuwe rollen bij en de opleidingsondersteuner kreeg meer ruimte om scholingen te organiseren en te plannen. Daardoor kon de opleidingsadviseur zich weer meer richten op de inhoud. Juist omdat veel verbeteringen in processen en werkwijzen niet altijd direct zichtbaar zijn, viel de opbrengst vooral op toen Amel terugkeek op het geheel. “Als je nu na een jaar terugkijkt naar wat we allemaal hebben neergezet, dan is er veel gedaan.”

Een stabiele schakel in de uitvoering

Lisette startte op de academie als opleidingsadviseur en schoof later door naar recruitment. Op beide plekken viel volgens Amel vooral haar zelfstandigheid en praktische aanpak op. “Bij alles wat ze in handen krijgt, ziet ze meteen de verbeterslag. En in plaats van alleen te constateren wat er moet gebeuren, pakt ze het ook vast.”

Binnen de academie zorgde Lisette ervoor dat scholingen georganiseerd, gepland en opgevolgd werden. Ze schakelde met docenten, deelnemers en leidinggevenden, en bracht duidelijkheid in wie waarvoor verantwoordelijk was. Daarna maakte ze de overstap naar recruitment. Ook daar keek ze niet alleen naar de dagelijkse uitvoering, maar ook naar wat beter kon. Zo werkte ze mee aan de Limburgse Huisartsenacademie, organiseerde ze de werving en matching van kandidaten met praktijken en bracht ze verbeteringen aan in AFAS en het onboardingsproces. “Ze is echt een stabiele schakel geweest”, zegt Amel. “Ze zorgde dat de scholing die er moest komen, er ook kwam.”

Bouwen terwijl het werk doorging

Vivian en Lisette stapten in op een moment waarop er veel tegelijk gebeurde. De academie moest blijven draaien, terwijl er tegelijkertijd werd gebouwd aan een nieuwe inrichting van rollen en processen. Juist daarin maakten Vivian en Lisette verschil. Ze hielpen om stap voor stap naar oplossingen te kijken en brachten nuchterheid mee in de dagelijkse praktijk. “Als je aan bepaalde knoppen draait, wordt het aan de achterkant beter. Die rust namen zij mee.” Ook hun blik van buiten hielp. Vooral in het begin stelden ze vragen die Meditta opnieuw lieten kijken naar bestaande werkwijzen. “Als je iets niet goed kunt uitleggen, denk je vanzelf: waarom doen we dit eigenlijk zo?”

Een stevige HR-basis vanuit Reijn

Wat Amel waardeert aan de consultants van Reijn, is dat zij snel meedraaien en tegelijk kunnen terugvallen op hun eigen achterban. “Ze zijn redelijk zelfstandig en gaan zelf binnen Reijn op zoek naar antwoorden. Daardoor voelde het als ontlasting en niet als iemand die je nog helemaal moest inwerken.” Die combinatie maakte het voor Meditta waardevol.

Betrouwbaar, snel en stabiel

Als Amel de samenwerking met Reijn samenvat, noemt ze die betrouwbaar, snel en stabiel. “Er wordt snel geschakeld. De lijnen zijn kort. En je krijgt een professional met eenzelfde kwaliteit en uitstraling. Daar merk je consistentie in.” Voor Meditta betekende de inzet van Vivian en Lisette dat de academie bleef draaien, terwijl de organisatie tegelijk verder kon bouwen aan duidelijkere processen, een betere rolverdeling en een stevigere basis voor de toekomst.

Over Meditta

Meditta is een regionale huisartsenorganisatie die huisartsenpraktijken ondersteunt en ontzorgt. De organisatie faciliteert onder andere spoedzorg via huisartsenposten, ondersteunt chronische zorgprogramma’s, organiseert nascholing en biedt praktische dienstverlening aan aangesloten huisartsenpraktijken. Daarmee helpt Meditta huisartsen om goede zorg te blijven leveren, terwijl zij worden ondersteund bij organisatorische, praktische en inhoudelijke vraagstukken rondom hun praktijk.